KVKK
AYDINLI HAZIR GİYİM SAN. TİC. A.Ş ("Şirket") olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") uyarınca kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve korunmasına azami önem veriyor ve tüm planlama ve faaliyetlerimizde bu özenle hareket ediyoruz. Bu bilinçle, kişisel veri işleme süreçlerimize ilişkin detayları bildirmek adına işbu Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası'nı ("Politika") sizlerin bilgisine sunmaktayız.
İşbu Politika'da yer verilen kavramlar aşağıda belirtilen anlamları ifade eder:
Şirket : AYDINLI HAZIR GİYİM SAN. TİC. A.Ş
Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.
Özel Nitelikli Kişisel Veri : Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.
Kişisel Verilerin İşlenmesi : Kişisel Verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.
İlgili Kişi veya Veri İlgilisi : Kişisel verisi işlenen, Şirket Paydaşlarını, Çalışanlarını, İş Ortaklarını, Yetkililerini, Çalışan Adaylarını, Ziyaretçileri, Şirket Müşterilerini, Potansiyel Müşterilerini, Üçüncü Kişileri ve kişisel verisi şirket tarafından işlenen diğer kişileri ifade eder.
Veri Kayıt Sistemi : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt istemini ifade eder.
Veri Sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve yöntemlerini belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.
Veri İşleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir.
Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır.
Anonim Hale Getirme : Daha öncesinde bir kişiyle ilişkilendirilmiş olan verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kanun : 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu ifade eder.
KVK Kurulu : Kişisel Verileri Koruma Kurulu’dur.
İmha : Kişisel verinin, silinme, yok edilme veya Anonim hale getirilme suretiyle işleme faaliyetinin sonlandırılmasıdır.
İşbu Politika'nın temel amacı, Şirket'in "şirket faaliyetlerinin şeffaflık içinde yürütülmesi ilkesi"nin sürdürülebilirliğini sağlamak, hukuka ve Kanun'un amacına uygun olarak kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına yönelik sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda Şirket Paydaşları, Şirket Yetkilileri, Şirket İş Ortakları, Çalışanları, Çalışan Adayları, Ziyaretçileri, Şirket ve Grup Şirket Müşterileri, Potansiyel Müşterileri ve Üçüncü Kişileri de kapsayacak biçimde, kişisel verileri Şirketimiz tarafından işlenen kişileri bilgilendirmektir.
1) Şirket Paydaşı : Şirket'in paydaşı gerçek kişilerdir.
2) Gerçek Kişi İş Ortağı : Şirket'in her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu gerçek kişilerdir.
3) Şirket İş Ortaklarının Paydaşı, Yetkilisi, Çalışanı : Şirket'in her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu gerçek ve tüzel kişilerin (iş ortağı, tedarikçi gibi) çalışanları, Paydaşları ve yetkilileri dâhil olmak üzere, tüm gerçek kişilerdir.
4) Şirket Yetkilisi : Şirket'in yönetim kurulu üyesi ve diğer yetkili gerçek kişilerdir.
5) Çalışan/Stajyer : Şirkette iş sözleşmesi ile hizmet ifa eden gerçek kişilerdir.
6) Çalışan Adayı : Şirket'e herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Şirket'in incelemesine açmış olan gerçek kişilerdir.
7) Şirket Müşterisi : Şirket ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın Şirket'in sunmuş olduğu ürün ve hizmetleri kullanan veya kullanmış olan gerçek kişilerdir.
8) Potansiyel Müşteri : Şirket'in ürün ve hizmetlerini kullanma talebinde veya ilgisinde bulunmuş veya bu ilgiye sahip olabileceği ticari teamül ve dürüstlük kurallarına uygun olarak değerlendirilmiş, müşteriye dönüşme potansiyeli olan gerçek kişilerdir.
9) Ziyaretçi : Şirket'in sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla giren veya internet sitelerini herhangi bir amaç ile ziyaret eden tüm gerçek kişilerdir.
10) Üçüncü Kişi : Yukarıda yer verilen İlgili Kişi kategorileri ile Şirket çalışanları hariç gerçek kişilerdir.
Şirket tarafından, kişisel verilerin korunması mevzuatına uygunluğun sağlanması, muhafazası ve sürdürülmesi kapsamında her bir Şirket bünyesinde gerekli koordinasyonu sağlayacak olan "Kişisel Verilerin Korunması Komitesi" kurulmuştur. Bu Komite, şirket birimleri arasında birlik sağlanması, yürütülen faaliyetlerin kişisel verilerin korunması mevzuatına uygunluğunun temini için kurulan sistemlerin yürütülmesi ve iyileştirilmesinden sorumludur. Bu kapsamda, KVK Komitesi’nin temel görevleri aşağıda belirtilmektedir:
Şirket ile İlgili Kişi arasındaki ticari, hukuki, sözleşmesel veya bir başka surette kurulan ilişki kapsamında; aşağıda detaylı olarak belirtilen amaçlar çerçevesinde ve 6698 sayılı Kanun’un 5. Maddesinin 2. Fıkrası ve devamındaki hukuka uygunluk sebeplerine istinaden veya böyle bir sebep bulunmaması halinde açık rızaya istinaden; Kişisel Veriler, Şirket tarafından doğrudan ilgili kişiden elektronik veya fiziksel ortamlarda toplanmakta ve işlenebilmektedir. Bu hususta gerekli detaylar her bir veri ilgilisi için ayrıca hazırlanmış olan aydınlatma metinlerinde belirtilmiş ve Veri ilgililerine fiziki ve elektronik ortamlarda sunulmuştur (Mağaza ve web sitesi aydınlatma metinleri, Tedarikçi/İş ortağı aydınlatma metni, Personel/Personel Adayı aydınlatma metni, Ziyaretçi Aydınlatma metni vb). Veri işlemenin hukuki dayanağı olarak aşağıdaki hususlardan en az biri kabul edilmektedir.
Şirket nezdinde; Şirket'in meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, Kanun'un 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere Kanun'da belirtilen genel ilkelere ve Kanun'da düzenlenen bütün yükümlülüklere uyularak ve işbu Politika kapsamındaki süjelerle sınırlı olarak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler, Kanun'un 10. maddesi uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilmek suretiyle işlenmektedir. Bu kategorilerde işlenen kişisel verilerin genel tanımlarının yanı sıra hangi bilgileri kapsadıklarına dair açıklama yapılmıştır.
KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU AÇIKLAMASI
Kimlik Bilgisi : Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait; Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet, nüfus cüzdanı ve pasaport no, vergi numarası, SGK numarası, vb. bilgiler.
İletişim Bilgisi : Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait; telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası, gibi bilgiler.
Özlük Bilgisi : Şirket ile kurduğu hizmet akdi uyarınca personel sıfatıyla çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri.
Eğitim ve Meslek Verileri : Çalışanların, adayların, müşterilerin ve potansiyel müşterilerin iş geçmişi ve eğitim geçmişine ait bilgilerdir.
Lokasyon Bilgisi :İlgili Kişi'nin Şirket'in iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde, Şirket araçlarını kullanırken bulunduğu yerin konumunu tespit eden bilgiler; GPS konum verisi.
İşlem Güvenliği Bilgisi : Veri ilgilisine ait Ip adresi, Bilgisayar şifresi, internet erişim kayıtları gibi veriler.
Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi : Şirkete ait fiziksel mekanlara girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar vb.
Finansal Bilgi : Şirket'in İlgili Kişi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, kredi kartı bilgisi, malvarlığı verisi, gelir bilgisi gibi veriler.
Özel Nitelikli Kişisel Veri : Kanun'un 6. maddesinde belirtilen ve mahiyetleri itibariyle işlenmesi ve korunması daha özel şartlara bağlanan verilerdir (örn. sağlık verileri, biyometrik veriler, vb).
Görsel/İşitsel Bilgi : Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olan; fotoğraf ve kamera kayıtları, çağrı merkezi vasıtasıyla alınan ses kayıtlarından ibaret veriler.
Hukuki İşlem Bilgisi : Şirket'in hukuki alacak ve haklarının tespiti, takibi ve borçlarının ifası ile kanuni yükümlülükleri kapsamında işlenen veriler.
Müşteri İşlem Bilgisi : Ürün ve hizmetlerin kullanımına yönelik kayıtlar ile müşterinin ürün ve hizmetleri kullanımı için gerekli olan talimatları ve talepleri gibi bilgiler.
Pazarlama Verisi : Ürün ve hizmetlerin İlgili Kişinin kullanım alışkanlıkları, beğenisi ve ihtiyaçları doğrultusunda özelleştirilerek pazarlamasının yapılmasına yönelik işlenen kişisel veriler ve bu işleme sonuçları neticesinde yaratılan rapor ve değerlendirmeler.
Şirket tarafından Kişisel Veriler, Kanunda ve bu Politikada öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenir. Şirket, Kişisel Verileri işlerken aşağıdaki ilkelerle hareket eder:
Kişisel veriler, veri işleme şartlarına ve ilkelerine uygun olarak aşağıda sıralanan amaçlarla Şirket tarafından işlenmektedir. Aşağıda yer alan amaçların varlığı, her İlgili Kişi özelinde değişiklik gösterebilmektedir.
Elde edilen kişisel veriler, Şirket tarafından işin niteliğine göre KVK Kanunu'nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları kapsamında ve aşağıda sayılan amaçlar dahilinde işlenmektedir:
ANA AMAÇ ve ALT AMAÇLAR
Şirket İç Operasyonlarının Yürütülmesi ve İnsan Kaynakları, Personel Süreçlerinin Yönetimi
1. Ticari Faaliyetlerin Kurgulanması ve İcrası
2. Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Planlanması, Denetimi ve İcrası
3. Etkinlik Yönetimi
4. Çalışanlar için Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
5. Finans ve Muhasebe İşlerinin Takibi
6. İş Sağlığı ve Güvenliği Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
7. İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
8. İş Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
9. İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
10. Kurumsal İletişim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
11. Lojistik Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
12. Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
13. Denetim ve Güvenlik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
14. Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi
15. Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini
16. Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
17. Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
18. İnternet Erişimi Sağlanması ve Erişim Güvenliğinin Temini
19. İlgili Mevzuat Gereği Saklanması Gereken Bilgilerin Muhafazası ve Yedeklenmesi
Müşteriye Dokunan Süreçler/ Operasyonlar ve Pazarlama Faaliyetleri
1. Mal ve Hizmet Satın Alma, Satış Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
2. Satış Sonrası Destek Hizmetleri Aktivitelerinin Planlanması ve İcrası
3. Ürün ve Hizmetlerin Satış ve Pazarlama Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
4. Sözleşme Süreçlerinin ve Hukuki Taleplerin Takibi
5. Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
6. Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
7. Reklam, Tanıtım ve Pazarlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi
8. Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
9. Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini
10. Talep / Şikayetlerin Takibi
11. Yasal Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
12. Hukuki Süreçlerin Yürütülmesi
13. İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi ve Ticari Elektronik İleti Gönderimi
14. Üyelik Sözleşmelerinin Kurulması
15. Bilgi ve İşlem Güvenliği
16. Şirketin Sunduğu Ürün ve Hizmetlere Bağlılık Oluşturulması ve Arttırılması Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
17. Ürün ve Hizmetlerin Satış ve Pazarlaması İçin Pazar Araştırması Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
18. Yetkili Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
Finansal Operasyonlar
1. Bankacılık ve Sigorta İşlemleri
2. Tüm Ödeme ve Tahsilat İşlemleri
3. Finans ve Muhasebe işlemleri
4. Yatırım Süreçleri
5. Finansal Kiralama İşlemleri
6. E-fatura ve E-arşiv İşlemleri
7. Vergi Mevzuatından Kaynaklı İşlemler
8. İlgili mevzuat gereği saklanması gereken bilgilerin muhafazası; bilgi kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması, yedeklenmesi; bilgilerin tutarlılığının kontrolünün sağlanması
Hukuksal, Teknik ve İdari Sonucu Olan Faaliyetler
1. Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
2. İş Sağlığı ve Güvenliği Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
3. Hukuk İşlerinin Takibi
4. Yetkili Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
5. Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi
6. Şirketin Üretim ve Operasyonel Risk Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
7. Şirket Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
8. Şirket Yerleşkeleri ve Tesislerinin Güvenliğinin Temini
9. Taşınır Mal ve Kaynaklarının Güvenliğinin Temini
10. Şirket Denetim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
11. Şirket Faaliyetlerinin İlgili Mevzuata Uygun Olarak Yürütülmesi Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası Bilgi ve İşlem Güvenliği Süreçlerinin Yönetimi
Strateji Planlama & İş Ortakları/Tedarikçi Yönetimi
1. Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
2. Sözleşme, Sipariş, Tedarik Süreçlerinin Yürütülmesi
3. Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
4. Fiziksel Mekân Güvenliğinin Sağlanması
5. Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
6. Tedarik Zinciri Yönetim Süreçlerinin Yönetilmesi
7. İlgili mevzuat gereği saklanması gereken bilgilerin muhafazası; bilgi kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması, yedeklenmesi; bilgilerin tutarlılığının kontrolünün sağlanması, veri tabanlarımızın ve bilgilerin güvenliği için gerekli teknik ve idari tedbirlerin alınması.
Müşterilerin Pierre Cardin, US POLO ve Cacharel web sitesi ziyaretleri, bu web sitelerinden kurulan üyelikler, sadakat programlarına katılmaları, alışverişleri, fiziki mağazalardan yapılan alışverişler, mağaza ziyaretleri sırasında doldurulan tadilat fişleri, ürün inceleme formları ve diğer formlar; telefon veya e-posta yazışmalarındaki paylaşımlar, Müşteri Hizmetleri ile telefonda yapılan görüşmeler/paylaşımlar, doldurulan iletişim formları veya bir başka surette ticari veya hukuki ilişkiye girilmesi durumunda, ilişkinin türüne göre bu verilerden, kimlik bilgileri (Ad, Soyad, TC Kimlik No, Cinsiyet, Doğum Tarihi) başta olmak üzere, iletişim verileri (E-mail Adresi, Adres ve Telefon Bilgileri,), Şirket’in faaliyet alanı kapsamında satın alınan ürüne dair veriler, Müşteri hizmetleri ile yapılan görüşmelerde kaydedilen işitsel veriler, mağaza içinde güvenlik kameralarına yansıyan görsel veriler; Kanun’un 5. Maddesi 2. Fıkrasında belirtilen hukuka uygunluk sebepleri çerçevesinde, sözleşmenin kurulması, ifası, bir hakkın tesisi ve meşru menfaatler çerçevesinde doğrudan veri ilgilisinden toplanmakta ve işlenmektedir.
Bu bilgilerin yanı sıra müşterilere özel kampanyalar düzenlenmesi ve sadakat kart kapsamında özel indirimler tanımlanabilmesi için Meslek ve Evlilik tarihine ilişkin kişisel bilgiler de toplanabilmekte ancak bu verilerin işlenmesi için veri ilgilisinden açık rıza talep edilmektedir.
Ayrıca AYDINLI tarafından sunulan ürün ve hizmet avantajlarından yararlanma ve haberdar olma iradesini ortaya koyan Müşterilerin paylaştığı kişisel verilerin kullanılması suretiyle, ilgili kişiye çeşitli avantajların sağlanıp sunulabilmesi ve özel reklam, satış, pazarlama, anket ve benzer amaçlı her türlü elektronik iletişim yapılması ve diğer iletişim mesajlarının gönderilmesi amacıyla da ilgili kişiden onay talep edilmektedir.
Veri ilgilisi ile herhangi bir ürün veya hizmet satış ilişkisi kurulmamış olması halinde ise yukarıda sayılan veriler, aşağıdaki amaçlar için ancak açık rızaya istinaden işlenebilecektir.
Şirket, sunduğu ürün ve hizmetlere ilişkin olarak, gerçek veya tüzel kişi müşterilerle kurulan alım satım ilişkisi uyarınca aşağıda yer alan amaçlar kapsamında veri işleme faaliyeti yürütmektedir.
İlgili kişinin Web sitemizi ziyaretleri, Fashionalty (Sadakat Kart) üyeliği, Sosyal Medya Hesaplarımızdaki, telefon veya e-posta yazışmalarındaki paylaşımları, Müşteri Hizmetleri ile telefonda yaptığı görüşmeler/paylaşımlar, talep, öneri veya şikayetler ve fuar alanlarında, etkinliklerde paylaştığı kartvizitler (Kartvizit üzerindeki veri alenileştirilmiş kabul edilir.) vasıtasıyla doğrudan ilgili kişiden temin edilen kimlik (Ad, Soyadı, Doğum Tarihi, Cinsiyet, Doğum Tarihi) ve iletişim Telefon numarası, E-mail adresi), Meslek ve Evlilik tarihi bilgileri; Kanun'un 5 maddesi uyarınca AÇIK RIZA'ya istinaden işlenmektedir. Yine şirketimizin ürün ve hizmetlerinden haberdar olunması, reklam ve kampanyalarla ilgili ticari elektronik ileti gönderilebilmesi ve ilgili kişiye özel birtakım ürünlerin sunulması hedefi çerçevesinde ise pazarlama amacına uygun olarak ilgili kişinin iznine istinaden (elektronik ticari iletişim amacıyla) işlenmektedir.
Şirket bünyesinde, iş sözleşmesi bağı ile hizmet gören tüm çalışanlara ait kişisel veriler, 6698 sayılı Kanun'da açıklanan şekilde, Kanunun izin verdiği ölçüde, iş sözleşmesinin kurulabilmesi ve gereğinin yerine getirilebilmesi, iş ilişkisinin ispatlanması, ücret ve ücrete ilişkin bilgilerin kayıt altına alınması, Maliye Bakanlığı, Çalışma Bakanlığı, Sosyal Güvenlik Kurumu ve diğer tüm kurumlara yasal bildirimlerin yapılabilmesi, iş sağlığı ve güvenliği esaslarının uygulanabilmesi, kanunlardan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, çalışma koşullarının belirlenmesi, çalışanlara şirket bünyesinde sağlanan hizmetlerin yönetimi (yemek, servis, güvenlik vb.), verilen hizmet nedeniyle çalışan ve aile bireyleri için özel sağlık sigorta poliçelerinin, seyahat sigortalarının, uçak ve otel rezervasyonlarının yapılabilmesi, maaş banka hesaplarının açılabilmesi, zorunlu BES ödemeleri, sosyal güvenlik prim ödemelerinin yapılabilmesi, çalışanlara sunulan eğitim burslarının temini ve resmi dairelerle yasal süreçlerin takip edilmesi için 4857 Sayılı İş Kanunu'nun 75. Maddesince düzenlenen, personele ait özlük dosyasında muhafaza edilen tüm bilgi ve belgeler, bunlarla sınırlı olmamak üzere, kişisel veri kapsamında değerlendirilmekte ve bu amaçlarla toplanmaktadır.
Çalışanlarla ilgili veri işleme amaçları aşağıda liste halinde sunulmuştur :
Şirket tarafından veri sorumlusu sıfatıyla; iş başvuruları kapsamında adaylar tarafından paylaşılan CV'ler veya doldurulan başvuru formu ile alınan, çalışan adaylarına ait kişisel veriler (kimlik, iletişim, eğitim, meslek, ücret, askerlik durumu, iş geçmiş, referanslara ait veriler ve iş ilişkisinin kurulması aşamasında işe uygunluğu ölçmek amacıyla çeşitli departmanlar aracılığı ile yapılan eğilim ve yetenek testlerinin sonucunda ortaya çıkan ve adayın yetenek/performans durumunu ortaya koyan kişisel veriler); ilgili şirketin otomatik sistemleri veya fiziksel ortamlarında ve şirket yazılı standartlarında, çalışan adaylarıyla iş ilişkisi kurulabilmesi amacıyla işlenmekte ve 2 yıl boyunca saklanmaktadır. Burada amaç bu süre boyunca çalışan adayının yeniden değerlendirmeye alınması ve kurulması muhtemel iş ilişkisi için belirli süre ile sistemde tutulmasıdır. Bu süre içinde aday ile iş ilişkisi kurulmaması durumunda 2. yılın sonunda ilk periyodik imha işleminde bu veriler imha edilmektedir. Adayın işe alınması durumuna ise bu bilgiler Özlük dosyasında saklanmaktadır.
Şirket, çalışan adayından başvuru formunda özel nitelikli kişisel verilerden olan sağlık verileri ve sabıka kaydı verilerini de almak isterse, bu bilgileri işlemek için öncelikle çalışan adayından açık rıza talep etmektedir. Şirket, bu metinde belirtilen özel nitelikli kişisel veriler dışında personel adaylarının başkaca özel nitelikli kişisel verisini işlememektedir. Bu nedenle adaylardan özgeçmişlerinde ve başvuru formunda bu bilgilere yer vermemesi talep edilmektedir.
Çalışan adaylarına ait genel veri işleme amaçları aşağıda sıralanmıştır:
Gerçek kişilerin Şirket'in işyerini ziyaretleri sırasında; Şirket tarafından ziyaretçilerin ve şirketin güvenliğinin sağlanması amacıyla, ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve güvenlik kameraları ile görüntü alınması suretiyle kimlik verileri ve görsel verilerden ibaret kişisel veriler işlenmektedir. Bu kişisel veriler; sözleşmenin ifası için zorunlu olması, yasal zorunluluklar ve kamu otoritesinin yazılı talepleri dışında hiçbir suretle 3. kişilerle paylaşılmamaktadır. Bu konuda gerekli yasal uyarı ve bilgilendirmeler, işyeri girişlerinde ve web sitesindeki aydınlatma metninde belirtilmiştir.
Yine bu kapsamda Şirket tarafından güvenliğin sağlanması amacı ve bu Politika da belirtilen diğer amaçlarla; Şirket tarafından ziyaretçilerin bina ve tesisler içerisinde bulunduğu süre boyunca, talep eden ziyaretçilere internet erişimi sağlanabilmektedir. [EA1] Bu durumda internet erişimlerine ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre tutulmakta; bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi halinde veya Şirket içinde gerçekleştirilecek denetimlerde ilgililerle paylaşılmaktadır.
Bu alanda veri işleme amaçları aşağıda belirtilmiştir:
Şirket tarafından yürütülen ticari faaliyetler kapsamında, ticari veya hukuki ilişki içinde bulunulan, gerçek veya tüzel kişi tacir ve esnaflara ait kişisel bilgiler (Kimlik verisi, İletişim verisi, Finansal veri, İmza verisi) işlenmektedir. Bu veriler Kanun’un 5. Maddesinde belirtilen; Sözleşmelerimizin kurulması ve ifası, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve Şirket’in meşru menfaatleri kapsamında Kanun’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve belirtilen kişisel veri işleme şartları dâhilinde işlenmektedir. Kişisel veriler Şirket tarafından yukarıda sıralanan amaçlar kapsamında ve elektronik ortamda Tedarikçi ve İş Ortakları tarafından doğrudan iletilmek yöntemi ile toplanmakta ve işlenmektedir.
Veri işleme amaçları;
Şirket, KVK Kanunu'nda yer alan ilkelere ve özellikle, KVK Kanunu'nun 8. ve 9. Maddelerine uygun olarak Politika kapsamı dahilinde olan ilgili kişilerin, kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi gruplarına yukarıdaki tabloda belirtilen amaçlarla aktarılabilir :
Kişisel Verileriniz; hukuka ve Kanun'un amacına uygun olarak Politika ile yönetilen aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aşağıdaki amaçlarla aktarılabilir:
VERİ AKTARIMI YAPILABİLECEK KİŞİLER, TANIMI ve VERİ AKTARIM AMACI
İş Ortağı : Şirket'in, ticari faaliyetlerinin yürütülmesi gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu taraflar İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak kullanabilir.
Tedarikçi : Şirket'in ticari faaliyetlerinin yürütülmesi kapsamında, Şirket'in emir ve talimatlarına uygun ve sözleşme temelli olarak Şirket'e hizmet sunan taraflar Şirket'in tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve Şirket'in ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin Şirket'e sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak kullanabilir. Banka, Sigorta şirketi, Seyahat Acentesi, Etkinlik Ajansı, Servis, Kargo, Eğitim Firmaları, SMS ve E mail gönderimi için hizmet alınan firmalar gibi
İştirakler : Şirket'in hissedarı olduğu şirketler Şirket'in iştiraklerinin de katılımını gerektiren ticari faaliyetlerinin yürütülmesini temin etmekle sınırlı olarak kullanabilir.
Şirket Paydaşları : Şirket'in hissedarları Şirket'in şirketler hukuku, etkinlik yönetimi ve kurumsal iletişim süreçleri kapsamında yürüttüğü faaliyetlerin amaçları ile sınırlı olarak kullanılabilir.
Şirket Yetkilileri : Şirket'in imzaya yetkili gerçek kişileri Şirket'in ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması, en üst düzeyde yönetiminin sağlanması ve denetim amaçlarıyla sınırlı olarak kullanılabilir.
Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları : İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirket'in bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak kullanılabilir.
Hukuken Yetkili Özel Hukuk Kişileri : İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirket'ten bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak kullanılabilir.
Kişisel Veriler'in silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesine ilişkin diğer kanunlarda yer alan hükümler saklı kalmak kaydı ile Şirket, bu Kanun ve diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlemiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Kişisel Verileri re'sen veya ilgili kişinin talebi üzerine siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Şirket, Kişisel Verileri mevzuatta öngörülmesi durumunda, bu mevzuatta belirtilen süre boyunca saklamaktadır. Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, Kişisel Veriler Şirket'in o veriyi işlerken yürütülen faaliyet ile bağlı olarak Şirket'in uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar işlenmekte daha sonra işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde Kanun'un 7. Maddesi gereğince; re'sen veya ilgili kişinin talebi üzerine KVK Kurumu tarafından yayımlanan rehberlere uygun olarak silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Şirket kişisel verilerin İmha usullerinin belirlendiği bir İMHA POLİTİKASI hazırlamış ve Şirket içinde yayınlamıştır. Tüm imha süreçleri bu politikaya uygun olarak yürütülmektedir.
Şirket, Kanun'un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu Kişisel Veriler'in hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.
Şirket, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.
(i) Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan Teknik Tedbirler
(ii) Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan İdari Tedbirler
Şirket, Kanun'un 10. maddesi uyarınca size haklarınızı bildirmekte; söz konusu hakların nasıl kullanılacağına dair yol göstermekte ve tüm bunlar için gerekli iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri gerçekleştirmektedir. Şirket, Kanun'un 11. maddesi uyarınca Kişisel Verileri alınan kişilere;
İlgili Kişiler işbu Politikanın (7.1.) maddesinde sayılan haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya KVK Kurulu'nun belirlediği diğer yöntemlerle Başvuru Forumu'nu doldurup imzalayarak veya benzer içerikte bir başka yazılı belge ile Şirket'e ücretsiz olarak iletebileceklerdir.
(i) Başvuru formu doldurulduktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya iadeli taahhütlü posta ile Eski Londra Asfaltı NO:92/1F 34535 Mimarsinan Büyükçekmece İstanbul adresine iletilmesi,(ii) Başvuru formu doldurulduktan sonra imzalı bir nüshasının, başvuru sahibi tarafından daha önce şirkete bildirilmiş ve şirket sistemlerine kaydedilmiş e posta adresi üzerinden, şirketin musteri@aydinli.com.tr adresine iletilmesi,(iii) Başvuru formu doldurulup 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki güvenli elektronik imzanızla imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun aydinlihazirgiyim@hs03.kep.tr adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi.
Veri İlgilileri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için, başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.
İlgili Kişinin Kişisel Veriler'ine ilişkin taleplerini Şirket'e yazılı olarak (KVK kurulu tarafından yayınlanan tebliğe uygun olarak) iletmeleri durumunda, Şirket veri sorumlusu sıfatıyla KVK Kanunu'nun 13. maddesine uygun olarak, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde sonuçlandırılmasını sağlamak üzere gerekli süreçleri yürütmektedir.
Şirket, veri güvenliğinin sağlanması kapsamında, başvuruda bulunan kişinin başvuruya konu Kişisel Veri'nin sahibi olup olmadığını tespit etmek amacıyla bilgi talep edebilir. Şirket ayrıca İlgili Kişinin başvurusunun talebe uygun bir biçimde sonuçlandırılmasını sağlamak adına, başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.
İlgili Kişi'nin başvurusunun; diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması, orantısız çaba gerektirmesi, bilginin kamuya açık bir bilgi olması gibi durumlarda, Veri sorumlusu tarafından gerekçesi açıklanarak talep reddedilebilecektir.
Şirket, Kanun da yapılan değişiklikler nedeniyle, KVK Kurulu kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda işbu Politika ve bu Politika'ya bağlı ve ilişkili diğer politikalarda değişiklik yapma hakkını saklı tutar.
İşbu Politika da yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar Politikanın sonunda açıklanır.
Değişiklikler
02/04/2018 : Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası yayınlanmıştır.
01/05/2021 : Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası güncel gelişmeler ışığında revize edilmiştir.
Eski Londra Asfaltı NO:92/1F 34535 Mimarsinan Büyükçekmece İstanbul Türkiye
Telefon +90 (212) 863 46 80 pbx
www.aydinli.com.tr / musteri@aydinli.com.tr
Mersis No: 278895437666139